MAIL
MERGE
Pengertian
Mail Merge
Seringkali kita harus membuat surat yang isinya sama
tetapi akan dikirimkan kepada banyak penerima. Contoh surat semacam ini
misalnya surat undangan, surat edaran, atau surat pemberitahuan. Apabila kita
membuat surat tersebut secara manual (misalnya dengan mengetik surat tersebut,
mengcopy sebanyak jumlah calon penerima, kemudian mengganti nama dan alamat
penerima surat satu-demi-satu), pasti akan menghabiskan banyak waktu dan
tenaga. Microsoft word memiliki fasilitas untuk membuat surat massal secara
cepat dan mudah, yaitu dengan mail
merge. Mail merge membantu mengorganisir data surat, menggabungkan data
ke dalam dokumen utama surat, serta mencetak hasil gabungannya. Mail merge juga
dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Langkah-Langkah
Pembuatan Mail Merge
Berikut adalah
langkah-langkah pembuatan mail merge pada Ms.word 2007. Untuk membuat mail
merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
·
Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
·
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing
penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source
dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
1. Membuat
“Dokumen master” atau “Main dokumen”, sebagai contoh kita akan
membuat sertifikat pelatihan dengan data soruce berisi nama, alamat, kota, dan
program pelatihan yang di ikuti, setelah selesai membuat dokumen master maka kita akan melanjutkan pada langkah kedua,
SURAT
KETERANGAN
No: 002/03-13/EP/FKM-UJ
Melalui surat ini Dekan Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Jember menerangkan bahwa mahasiswa/i yang
bernama
Nama :
NIM
:
Angkatan :
Merupakan
Mahasiswa aktif di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember. Demikian
Surat Keterangan ini, supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya.
2.
Membuat
Data Source
Berikut
adalah cara-cara membuat data source pada ms. Word 2007
a. Klik
menu mailings pada toolbar atas,
kemudian pilih start mail merge,
setelah itu pilih select recipients.
Pada menu ini terdapat tiga pilihan, yaitu :
i.
Type
New List, pilihan ini jika kita ingin membuat data source
yang baru;
ii.
Use
Existing List, pilihan ini jika kita ingin menggunakan
data source yang ada;
iii.
Select
from outlook contacts, pilihan ini jika kita ingin
menggunakan data source yang berasal
dari alamat outlook.
Karena kita akan membuat data source yang baru, maka kita pilih pilihan
pertama yaitu “Type New List”
b. Setelah
itu akan muncul kotak “New address list”,
nah pada kotak inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan kita gabungkan
dalam dokumen master yang kita buat sebelumnya.
Apabila field yang disediakan oleh Ms.word tidak sesuai
dengan yang kita butuhkan (dalam contoh ini field-field yang kita isikan adalah
nama, alamat, kota, dan program) kita dapat menambahnya dengan
mengklik tombol customize columns.
c. Setelah
itu akan tampil kotak customize columns,
·
Untuk menambahkan field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”, (dalam contoh ini tambahkanlah :
nama, alamat, kota, dan program);
·
Untuk menghapus field tekan “delete”;·
Untuk mengubah nama field tekan “rename”;
d. Setelah
selesai menambahkan field-field yang kita butuhkan, maka kita kembali ke kotak
“New address list” , selanjutnya
kita akan mengisi field-field yang telah kita buat dengan data-data yang kita
miliki, seperti gambar dibawah berikut ini:
·
Untuk menambah data tekan tombol “New
Entry”
·
Untuk menghapus data tekan tombol “Delete Entry”
·
Untuk mencari data tekan tombol “Find”
e. Jika
data yang kita masukkan sudah cukup, tekan tombol OK , setelah itu kita akan diminta untuk menyimpan data source
tersebut,
3.
Menggabungkan
Data source kedalam Dokumen Master
Setelah
kita membuat dokumen master dan data source maka langkah berikutnya adalah
menggabungkan isi field yang kita buat tersebut kedalam dokumen master.
Berikut
adalah langkah-langkahnya :
·
Letakkan kursor dimana data akan
diletakkan;
·
Kemudian pilih menu mailings pada toolbar,
setelah itu pilih select
recipients, kali ini kita pilih use
existing list, Kemudian kita akan
diminta memilih daftar field yang telah kita buat, pilih file yang kita simpan
sebelumnya, Setelah itu tekan open.
·
Kemudian pilih tombol insert merge field yang ada pada menu mailings,
Maka akan muncul kotak “Insert Merge Field”,
·
Kemudian pilih field yang ingin kita
gabungkan pada dokumen master, setelah itu tekan tombol insert.
·
Setelah selesai menggabungkan field
dengan dokumen master, maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut :
SURAT
KETERANGAN
No: 002/03-13/EP/FKM-UJ
Melalui
surat ini Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember menerangkan
bahwa mahasiswa/i yang bernama
Nama :«Nama»
NIM
:«NIM»
Angkatan :«Angkatan»
Merupakan
Mahasiswa aktif di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember. Demikian
Surat Keterangan ini, supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya.
14. Melihat Hasil Dari Dokumen Master
yang telah digabung
Untuk
melihat hasil gabungan dari dokumen master dengan field yang kita masukkan,
klik tombol Peview Result yang ada
pada menu mailings.
Maka
tampilan dari dokumen master akan seperti berikut
SURAT
KETERANGAN
No:
002/03-13/EP/FKM-UJ
Melalui surat ini Dekan Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Jember menerangkan bahwa mahasiswa/i yang bernama
Nama :Budi
NIM :1121101011083
Angkatan :2011
Merupakan
Mahasiswa aktif di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember. Demikian
Surat Keterangan ini, supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Demikianlah,
langkah-langkah dari membuat dokumen massal dengan mail merge pada ms. Word
2007
