Pages

Senin, 03 Juni 2013

Tugas Resume Teknologi Informasi



MAIL MERGE

Pengertian Mail Merge
Seringkali kita harus membuat surat yang isinya sama tetapi akan dikirimkan kepada banyak penerima. Contoh surat semacam ini misalnya surat undangan, surat edaran, atau surat pemberitahuan. Apabila kita membuat surat tersebut secara manual (misalnya dengan mengetik surat tersebut, mengcopy sebanyak jumlah calon penerima, kemudian mengganti nama dan alamat penerima surat satu-demi-satu), pasti akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Microsoft word memiliki fasilitas untuk membuat surat massal secara cepat dan mudah, yaitu dengan mail merge. Mail merge membantu mengorganisir data surat, menggabungkan data ke dalam dokumen utama surat, serta mencetak hasil gabungannya. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Langkah-Langkah Pembuatan Mail Merge
Berikut adalah langkah-langkah pembuatan mail merge pada Ms.word 2007. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
·         Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
·         Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
1.      Membuat “Dokumen master” atau “Main dokumen”, sebagai contoh kita akan membuat sertifikat pelatihan dengan data soruce berisi nama, alamat, kota, dan program pelatihan yang di ikuti, setelah selesai membuat dokumen master maka kita akan melanjutkan pada langkah kedua,
SURAT KETERANGAN
No: 002/03-13/EP/FKM-UJ

Melalui surat ini Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember menerangkan bahwa mahasiswa/i yang bernama
                              Nama               :
NIM                :
Angkatan                    :          
Merupakan Mahasiswa aktif di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember. Demikian Surat Keterangan ini, supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya.
2.      Membuat Data Source
Berikut adalah cara-cara membuat data source pada ms. Word 2007
a.       Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih start mail merge, setelah itu pilih select recipients. Pada menu ini terdapat tiga pilihan, yaitu :
                                                              i.      Type New List, pilihan ini jika kita ingin membuat data source yang baru;
                                                            ii.      Use Existing List, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source yang ada;
                                                          iii.      Select from outlook contacts, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source  yang berasal dari alamat outlook.
Karena kita akan membuat data source yang baru, maka kita pilih pilihan pertama yaitu “Type New List”


b.  Setelah itu akan muncul kotak “New address list”, nah pada kotak inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan kita gabungkan dalam dokumen master yang kita buat sebelumnya.


Apabila field  yang disediakan oleh Ms.word tidak sesuai dengan yang kita butuhkan (dalam contoh ini field-field yang kita isikan adalah nama, alamat, kota, dan program) kita dapat menambahnya dengan mengklik tombol customize columns.
c.       Setelah itu akan tampil kotak customize columns,


·         Untuk menambahkan  field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”, (dalam contoh ini tambahkanlah : nama, alamat, kota, dan program); 
·         Untuk menghapus field tekan “delete”;·         Untuk mengubah nama field tekan “rename”; 
d.       Setelah selesai menambahkan field-field yang kita butuhkan, maka kita kembali ke kotak “New address list” , selanjutnya kita akan mengisi field-field yang telah kita buat dengan data-data yang kita miliki, seperti gambar dibawah berikut ini:

·         Untuk menambah data tekan tombol  New Entry 
·         Untuk menghapus data tekan tombol “Delete Entry 
·         Untuk mencari data tekan tombol “Find 
e.   Jika data yang kita masukkan sudah cukup, tekan tombol OK , setelah itu kita akan diminta untuk menyimpan data source tersebut,  

3.      Menggabungkan Data source kedalam Dokumen Master
Setelah kita membuat dokumen master dan data source maka langkah berikutnya adalah menggabungkan isi field yang kita buat tersebut kedalam dokumen master.
Berikut adalah langkah-langkahnya :
·         Letakkan kursor dimana data akan diletakkan; 
     ·         Kemudian pilih menu mailings pada toolbar,  setelah itu pilih select recipients, kali ini kita pilih use existing list, Kemudian kita akan diminta memilih daftar field yang telah kita buat, pilih file yang kita simpan sebelumnya, Setelah itu tekan open.
 ·         Kemudian pilih tombol insert merge field yang ada pada menu mailings,  

Maka akan muncul kotak “Insert Merge Field”,  

·         Kemudian pilih field yang ingin kita gabungkan pada dokumen master, setelah itu tekan tombol insert.
·         Setelah selesai menggabungkan field dengan dokumen master, maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut :
SURAT KETERANGAN
No: 002/03-13/EP/FKM-UJ

Melalui surat ini Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember menerangkan bahwa mahasiswa/i yang bernama
                              Nama               :«Nama»
                                            NIM                :«NIM»
Angkatan                    :«Angkatan»  

Merupakan Mahasiswa aktif di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember. Demikian Surat Keterangan ini, supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya.

14. Melihat Hasil Dari Dokumen Master yang telah digabung
Untuk melihat hasil gabungan dari dokumen master dengan field yang kita masukkan, klik tombol Peview Result yang ada pada menu mailings.

Maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut

SURAT KETERANGAN
No: 002/03-13/EP/FKM-UJ

Melalui surat ini Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember menerangkan bahwa mahasiswa/i yang bernama
                                    Nama               :Budi
NIM                :1121101011083
              Angkatan                    :2011
Merupakan Mahasiswa aktif di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Jember. Demikian Surat Keterangan ini, supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Demikianlah, langkah-langkah dari membuat dokumen massal dengan mail merge pada ms. Word 2007



 
 

Blogger news

Blogroll

About